Fortrolighet i HR-prosesser

Menneskelige ressurser opprettholder informasjon om ansatte som skal holdes konfidensielle. HR samler inn disse dataene ved å rekruttere og ansette, administrere fordeler, undersøke klager og de fleste andre HR-funksjoner. Din HR-leder, eller noen som er tildelt rollen, har det etiske og juridiske ansvaret for å holde sensitiv informasjon konfidensiell i småbedriftens arbeidsplass.

Rekruttering og ansettelse

HR samler informasjon om jobbkandidater gjennom søknadsskjema og i intervjuer. Denne informasjonen blir en del av kandidatens personellfiler dersom de er ansatt. Sosialsikkerhetsnumre, hjemme- og e-postadresser, telefonnumre og fødselsdatoer er arkivert og utilgjengelige for alle, men ledere og andre ansatte som kanskje trenger informasjonen. HR-filer resultatene av bakgrunnskontroller den kjører på jobbkandidater og behandler denne informasjonen konfidensielt også.

Fordeler Administrasjon

HR krever at ansatte fyller på innmeldingsskjemaer når de melder seg på fordeler, for eksempel helsedekning og 401 (k) pensjonsplaner, og beskytter denne informasjonen. I henhold til den føderale loven om helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet må HR utvikle prosedyrer for å sikre ansattes helse- og medisinske data. HIPAA krever også HR å la ansatte få vite når konfidensialitet er blitt overtrådt. Beskyttelse må også omfatte skader på arbeidsplassen.

Personellutvikling og opplæring

I de fleste bedrifter har HR ansvaret for personalutvikling og ytelsesvurderingsprosessen som brukes til å måle arbeidernes evner og faglig vekst. Prestasjonsvurderinger genererer ofte svært sensitiv medarbeiderinformasjon som bør være tilgjengelig for kun HR-ansatte, umiddelbare veiledere og høyere-ups, som sporer arbeidernes fremgang og godkjenner reiser og kampanjer.

Som den offisielle interntreneren kan HR lære ansatte hvordan de skal beholde personopplysninger og arbeidsgiveres proprietære opplysninger trygt online, spesielt når de bruker sosiale medier.

Arbeidsplassundersøkelser

HR har plikt til å undersøke medarbeiderens klager og beskytte deg mot søksmål, rapporterer Samfunnet for menneskelig ressursforvaltning, en internasjonal forening for menneskelige ressurser. Faktisk krever føderal og statlig arbeidslovgivning at du og HR skal undersøke trakassering og diskriminering. Probes oppdager ofte pinlig eller nedsettende informasjon, men HR bør gjennomføre rettferdige og grundige undersøkelser og bare gjøre informasjon tilgjengelig for de som er ansvarlige for å løse problemer.

HR bør også beskytte ansattes privatliv når de står overfor disiplinære tiltak. Tilsynsførere stoler ofte på tredjeparts vitnesbyrd for å rettferdiggjøre disiplinering av arbeidstakere. HR bør advare vitner og vitner mot diskutere disiplinære prosedyrer med ikke-involverte parter.

IT-sikkerhet

HR jobber ofte tett med informasjonsteknologipersonell for å holde arbeidsplassen sikker. HR og IT kan utarbeide databaserte personvernregler for å forhindre identitetstyveri, sikre ansattes personlige data og beskytte selskapets økonomiske opplysninger. Politikk bør omfatte den disiplinære handlingen du planlegger å ta mot sikkerhetsbrudd.

Ledelsesstrategier

HR er ansvarlig for å gjennomføre sensitive ledelsesbeslutninger som involverer ansatte. Du er avhengig av HR for å forberede medarbeidere for mulige oppsigelser, plantestenger, fusjoner, oppkjøp og utvidelser. Annonsen du forventer at HR skal holde disse beslutningene konfidensielle inntil du er i stand til å bekrefte dem. [Graf 3]

Bedrifter utvikler produkter eller produksjonsprosedyrer som de vil beholde konkurrenter fra å duplisere, noen ganger gjennom patenter eller varemerker. HR håndterer denne utviklingen som proprietær informasjon. I enkelte selskaper har HR ansatte signert noncompete avtaler for å sikre konfidensialitet. Noncompete avtaler hindrer ansatte i å avsløre sin arbeidsgiveres proprietære opplysninger, utfører det samme arbeidet som arbeidsgiver gjennom måneskinn eller forlater selskapet til å jobbe for en konkurrent til en bestemt tidsperiode går.

 

Legg Igjen Din Kommentar