Slik lager og organiserer du en prosjektledelses sjekkliste eller sjekkliste mal

Prosjektledere bruker vanligvis et sett med prosesser for å koordinere prosjektinnsatsen. Dette sikrer at prosjektmedlemmer forstår hva som skal gjøres og når det skal fullføres. Prosjektledelsesinstituttet definerer fem prosessgrupper: initiering, planlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll og avslutning. Opprette og organisere en sjekkliste for prosjektledelse hjelper deg med å strukturere prosjektet ditt effektivt og sørge for at du fullfører alle anbefalte trinnene for å gjøre prosjektet til en suksess. Opprett en sjekkliste for hver prosess, eller opprett en generell sjekkliste mal for alle prosesser, avhengig av prosjektets størrelse og omfang. For mindre prosjekter kan en enkelt sjekkliste være mer hensiktsmessig og enklere å håndtere.

1.

Gjør et lagmøte for å brainstorm ideer om elementene som skal spores og overvåkes for prosjektet ditt. Last ned og undersøk en prøve sjekkliste. For eksempel gir Microsoft Office-nettsiden en sjekkliste for prosjektinitiasjon som teamet ditt kan evaluere og tilpasse for prosjektet.

2.

Åpne et nytt dokument for å konfigurere din egen prosjektliste sjekkliste eller sett med sjekkliste maler. Øverst, skriv inn en tittel, for eksempel "Project Management Checklist" og senter den. For eksempel, ved hjelp av Microsoft Word, klikker du på senterknappen på verktøylinjen på Hjem.

3.

Opprett en liste i fet skrift. Listeoppføringer bør inneholde overskrifter for prosjektnavn, leder, sponsor, kunde, dato og andre relevante detaljer. Lagre filen med et gjenkjennbart navn, for eksempel Project Checklist Heading, hvis du vil bruke det som en mal for andre dokumenter.

4.

Legg til en overskrift for første prosjektfase ved å skrive teksten "Initiating." Sett inn en tabell for å liste trinnene som er involvert i prosessen. Hvis du for eksempel bruker Microsoft Word, klikker du på Tabell-knappen fra Sett inn verktøylinjen. Opprett et to-kolonne bord. Oppgi de spørsmålene du og teamet ditt må svare på for å fullføre prosjektet i tide og på budsjett i den venstre kolonnen. Skriv inn et spørsmål som "Er prosjektmål definert?" I høyre kolonne gi råd om hvordan du svarer på spørsmålet for å veilede laget. Skriv for eksempel instruksjonsteksten "[Erstatt denne teksten med dine mål. Pass på at de er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og aktuelle.] "

5.

Inkluder trinn som gjelder for prosjektet ditt, for eksempel "Har forretningssaken blitt utviklet?" "Er risiko blitt vurdert?" "Har bedriftens funksjoner blitt identifisert?" "Har prosjektmiljøene blitt oppfylt?" "Har kvalitetskrav blitt oppfylt?" "Er prosjektet innenfor budsjett?" og "Er godkjenning av ferdigstillelse mottatt?" Bruk "En guide til prosjektstyringsorganet for kunnskap", kjent som PMBOK-veiledningen, for å få hjelp til å designe prosesstrinn.

6.

Legg til to kolonner i bordet ditt og merk dem "Ja" og "Nei." Når du fullfører denne sjekklisten, kan du og ditt team sjekke ut elementer som er fullført. Hvis sjekklistene dine viser en høy prosentandel av negative svar, er prosjektarbeidet sannsynligvis ikke fullført.

7.

Legg til en overskrift merket "Handlingselementer." Sett inn et bord med tre kolonner. Hvis du for eksempel bruker Microsoft Word, klikker du på Tabell-knappen fra Sett inn verktøylinje og velger tre kolonner. Bruk den første kolonnen til å liste utestående oppgaver. I den andre kolonnen, oppgi teammedlemmet som er tilordnet oppgaven. Bruk den tredje kolonnen til å oppgi forfallsdato. Du kan eventuelt legge til en fjerde kolonne for kommentarer.

8.

Gjenta de tre foregående trinnene for hver av de resterende fire prosjektledelsesprosessene eller ditt eget system. Lagre filen som en enkelt sjekkliste-malfil for bruk på fremtidige dokumenter, eller lagre hver prosess som en egen fil. For eksempel, lagre hele filen med et gjenkjennbart navn, for eksempel "Company Standard Project Checklist." For å lagre filen som en mal for fremtidige dokumenter ved hjelp av Microsoft Word, for eksempel, klikk på "File" -knappen, "Save As" -knappen og velg deretter "Word Template" -alternativet.

 

Legg Igjen Din Kommentar