Slik endrer du et notisblokkdokument i en MS Excel-fil

Når du lager regnearkdokumenter for å spore ansattes ID-er, prognose salg eller sammenligne produkter, vil du kanskje forberede dataene dine i et annet program og åpne den resulterende filen i Microsoft Excel. Kommaseparerte verdier, eller CSV, filformat bruker vanlig tekst til å representere de individuelle celleverdiene og radinnholdet i regnearkdata. Når du planlegger å overholde CSV-formatet, kan du bruke Notisblokk til å skrive inn innholdet i regnearket mens du er borte fra kontormaskinen din og raskt omforme resultatene til et Excel-dokument.

Filoppsett

Hvis du vil bygge en CSV-fil som skal åpnes i Microsoft Excel, må du bestemme hvor mange kolonner du skal bruke i Microsoft Excel for kategorier av informasjon du forbereder i Notisblokk. Din første rad av Excel-celler skal inneholde overskriftene for dataene dine, hver merking av innholdet i en enkelt kolonne. Hvis du vil opprette teksten som blir til kolonneoverskriftene, skriver du dem som den første linjen i Notisblokkfilen, skiller etikettene med kommaer, og avslutter linjen med Enter-tasten for å opprette en vognretur. Hvis for eksempel regnearket ditt inneholder navn og ansattes identifikasjonsnumre, kan overskriftene dine lese "Fornavn, Mellomnavn, Etternavn, Merknummer".

Dataregistrering

Når du er sikker på hvor mange kolonner dataene dine vil fylle ut og du har opprettet topptekstene dine, kan du skrive inn dataene dine, rad for rad. Hvis en av dataverdiene inneholder et komma, må du legge inn verdien i dobbeltnotering. For eksempel, hvis et erstatnings-ID-merke har en spesiell betegnelse som inneholder et komma, skriver du verdien som "Badge nummer, 2" og legger avgrensende komma etter det lukkede dobbeltnoteringsmerket. På samme måte, om en av verdiene dine bruker anførselstegn, omgir du verdien med dobbelnotering og legger et ekstra dobbelt anførselstegn foran og bak materialet i anførselstegn. For eksempel, hvis et av medarbeiderens mellomnavn er John og han bruker kallenavnet "Tiny", skriver du navnet som "John" "Tiny"

Endelige trinn

Når du har angitt alle dataene dine i Notisblokk, lagrer du filen som et tekstdokument og endrer filtypen til ".csv." Selv om CSV-dokumenter består av vanlig tekst, gjenkjenner Microsoft Excel dem ikke som CSV-filer uten riktig filtillegg. Når du klikker på "Fil" -fanen i Microsoft Excel og velger "Åpne" for å åpne dialogboksen Åpne, kan du sette filtypen til "Tekstfiler" slik at CSV-dokumentet dukker opp i listen, dobbeltklikker deretter på filnavnet for å åpne det i et nytt arbeidsbokdokument. Det er alltid klokt å verifisere at Excel korrekt identifiserer tall og datoer. Hvis det gjør det, vil verdiene vises flush i deres Excel-celler. For mer kontroll over hvordan Excel tolker og formaterer dataene dine, kan du åpne CSV-filen din gjennom guiden Importer tekst. Du finner veiviseren på fanen Data i Excel-båndet under Få eksterne data.

betraktninger

Hvis en av postene dine ikke inneholder en verdi for et bestemt felt, må du skrive et nytt komma etter den som avgrenser feltet foran den. For eksempel, hvis din medarbeider Jane Roe ikke har noe mellomnavn, vil hennes plate lese Roe,, Jane. For å gjøre de tomme feltene dine mer tydelige i tekstfilen din, kan du representere dem med et sammenhengende par dobbeltnoteringsmerker og følge dem med en komma. Excel ignorerer anførselstegn når den åpner CSV-filen. Jane Roes rekord leser dermed "Roe", "", "Jane" Hvis du ved et uhell hopper over et felt, vil dataene dine ikke strekne i de riktige kolonnene i Excel. For å rette opp problemet, rediger du CSV-filen for å korrigere det manglende feltet og åpne det igjen i Excel.

 

Legg Igjen Din Kommentar