Slik endrer du kontorprosedyrer

Endring av kontorprosedyrer krever nøye planlegging for å sikre at ansatte forstår de nye prosedyrene og ikke drar tilbake til gamle vaner. Arbeid med en arbeidsgruppe av passende selskapspersonell for å hjelpe til med å identifisere områder for endring og forberede de nye prosedyrene. Overvåk prosedyrene for å sikre at endringene implementeres og fungerer effektivt og effektivt for å sikre varig forandring.

Identifiser problemer

Å gjøre varig forbedring av kontorprosedyrer er en prosess som begynner med å undersøke de nåværende prosedyrene. Først identifiser hvilke kontorprosedyrer som ikke er effektive og hvorfor. Du kan bli pålagt å endre selskapets prosedyrer på grunn av eksterne faktorer, for eksempel en ny, stor kundekontrakt, en betydelig økning i kontorpersonalet eller en endring i regelverket. Arbeide med en ansattes oppgavegruppe, oppgi de nødvendige endringene i prioriteringsordre, fra vanskeligste til enkleste å gjennomføre.

Planlegg endringer

Opprett en plan som løser de identifiserte prosedyrens mangler og er følsom for bedriftens kultur. Hver endring må være i samsvar med hele forandringsmodellen. For eksempel, hvis alle innkommende anrop må bli dirigert gjennom den sentrale operatøren, må du ha et system for omgående å varsle medarbeideren som blir kalt. Denne prosessen må stå for samtaler som ikke kan fullføres, eller som må henvises til en bestemt avdeling eller person. Hvis alt personell har myndighet til å bestille forsyninger, må et sentralisert bestillingssystem inkludere bestillingsskjemaer og andre nødvendige dokumenter.

Implementere endringer

Gjennomfør endringene når en plan er opprettet og godkjent. Du kan gjøre endringene på en rekke måter. Utfør et treningsprogram som dekker alle endringene og beveger seg umiddelbart etter at treningen er fullført til de nye prosedyrene. Tren veilederne i de endrede prosedyrene og lær dem hvordan de skal trene sitt personell. Gjør ett eller noen få endringer på en vanlig tidsplan over en forhåndsbestemt periode til alle de nye prosedyrene er implementert.

Overvåk prosedyrene

Å vurdere og overvåke prosedyrene etter implementering er kritisk for deres suksess. Gamle måter å gjøre ting på, kan lett komme tilbake hvis du ikke overvåker regelmessig. Ved å vurdere prosedyrene kan du og oppgavegruppen også avgjøre om det er behov for noen modifikasjoner eller nye materialer, eller om det trengs ekstra trening. Å be om kommentarer fra veiledere og personell som opererer under de nye prosedyrene, hjelper deg med å avgjøre hvor effektivt prosedyrene fungerer og hvordan de kan bli gjort mer effektive.

 

Legg Igjen Din Kommentar