Slik oppretter du en Office Mailing List

En kontorbrevliste er en måte for ansatte og ledere å få tilgang til intern kontaktinformasjon for å sende ut invitasjoner, kondolanser, bursdagskort og annen korrespondanse. Å åpne kommunikasjonskanaler mellom kollegaer er en måte å bygge opp samarbeid og moral på. Å lage en kontorpostliste er like enkelt som å samle inn data og skrive informasjonen i et tekstbehandlingsdokument.

1.

Samle kontaktinformasjon fra ansatte. Oppgi en person for å samle kontaktdata og hold den oppdatert. Kontaktinformasjon kan inneholde hjemmeadresser, e-postadresser, celle- og hjemme telefonnumre og fødselsdager.

2.

Opprett et nytt dokument i Microsoft Word. Klikk på "Office-knappen" og deretter "Ny" i Microsoft 2007 eller "File> New" i tidligere versjoner. Velg "Tomt dokument" fra listen over dokumenttyper som skal opprettes. Klikk på "Opprett" eller "OK".

3.

Legg til et bord i dokumentet med minst seks kolonner. I Word 2007 klikker du på "Sett inn" -fanen og deretter "Tabell". Dra musen over for å legge til seks kolonner. I tidligere versjoner av Word klikker du på "Sett inn tabell" -ikonet på Standard verktøylinje. (Du kan ha mer eller mindre kolonner avhengig av informasjonen du vil legge til i postlisten.)

4.

Merk kolonnene ved å skrive kolonneoverskriftene i første rad. Skriv for eksempel "Navn" i navneskolonnen, "Postadresse, " "Hjem Telefon" og så videre. Flytt til en annen kolonne etter at du har skrevet inn en overskrift ved å trykke på "Tab" -tasten på tastaturet. Trykk på "Tab" -tasten igjen etter siste kolonne for å legge til en annen rad.

5.

Skriv inn medarbeiderens opplysninger i de respektive kolonnene. Du vil kanskje arbeide alfabetisk for å gjøre det lettere for folk å bla gjennom.

6.

Lagre og skriv ut postlisten etter at du har lagt til all informasjonen. For å lagre, klikk på "Lagre" -ikonet fra Standard-verktøylinjen på Word 97-2003 eller fra "Hjem" -fanen i Word 2007. For å skrive ut, klikk på "Skriv ut" -ikonet på verktøylinjen Standard i Word 97-2003 eller " Kontor-knapp> Skriv ut "i Word 2007.

7.

Skriv ut nok kopier for hele kontoret. Send ut kopier til alle i instituttet.

Ting som trengs

  • Microsoft Word

Advarsel

  • Deltakelse i postadresser på kontoret bør betraktes som valgfritt, fordi mange mennesker ikke vil at andre skal kjenne sin hjemmeadresse eller annen personlig informasjon. Be om telefonnummer og utvidelser for kontorer og e-postadresser for kontorer hvis folk ikke vil gi annen kontaktinformasjon.
 

Legg Igjen Din Kommentar