Slik oppretter du en organisasjonsdiagram på Microsoft Word

Den raskeste måten å illustrere arbeidsflytprosessen på din organisasjon kan være å bare skrape den på en tavle, men det betyr at du må endre det hver gang det er en kampanje eller ny ansettelse. For en umiddelbar måte å opprette, oppdatere og distribuere organisasjonsskjemaet ditt, kommer Microsoft Word utstyrt med et verktøy som automatisk genererer hierarkiske diagrammer. Alt du trenger å gjøre er å legge til personellinformasjonen din og lagre filen.

Start Microsoft Word. Hvis du vil legge til et organisasjonsdiagram i et eksisterende dokument, åpner du filen og ruller til stedet for diagrammet. Trykk "Ctrl + Enter" for å legge til en ny side. Ellers starter Word et nytt blankt dokument ved åpning.

Klikk på "Sett inn" -fanen. Klikk på "SmartArt" -knappen på båndet, som åpner popup-vinduet "Velg et SmartArt-grafikk".

Klikk koblingen "Hierarki" i kolonnen til venstre. Se gjennom de forskjellige organisasjonsdiagramalternativene. Dette er bare standardverdiene for Word - du vil kunne endre fargene og legge til rader og bokser i senere trinn. Dobbeltklikk et diagram, for eksempel "Organisasjonskart", som passer best for bedriften din. Diagrammet er lagt til i Word-dokumentet og en ny lilla "SmartArt Tools" -fanen og båndet åpner øverst på arbeidsområdet.

Klikk på den første / øverste boksen på diagrammet, som kan vise "[Tekst]" som standard. Skriv inn navnet og, hvis ønskelig, tittelen på den høyest rangerte personen i organisasjonen din, for eksempel konsernsjef, CIO, president eller eier.

Flytt til neste boks, hvilke grener under den første. Skriv inn navnet på den nærmeste personen. De fleste Word-malene har tre bokser på denne grenen. Hvis du bare har en eller to personer på denne grenen, klikker du på boksen og trykker på "Slett" -tasten. Hvis du har mer enn tre, klikker du på en hvilken som helst boks på rad, og klikker deretter på "Add Shape" -menyen på båndet. Klikk på "Legg til form etter" for å legge til en annen boks på samme gren. Fortsett til alle personer eller jobbtitler på dette nivået i organisasjonen din er representert.

Klikk på en boks i den andre raden. Klikk på "Add Shape" -menyen og velg "Add Shape Below." Dette skaper neste, lavere nivå i organisasjonshierarkiet. Legg til bokser, navn og titler for hver person på dette nivået av din bedrift. Fortsett å legge til bokser og rader. Vær oppmerksom på at når du legger til bokser, krympes Word automatisk for å passe på siden.

Tilordne administrative stillinger til de personene de jobber for ved å klikke på en boks, og deretter klikke på "Add Shape" -menyen. Klikk "Legg til assistent" og en lenke er opprettet fra utøvende til assistenten.

Klikk på "Endre farger" -knappen på båndet. Velg et annet sett med fargetoner fra standard Word-blått. Du kan også endre individuelle farger i diagrammet. Klikk på en boks eller klikk på flere bokser ved å holde nede "Ctrl" -tasten og deretter klikke på hver boks for å endre. Høyreklikk på noen av de valgte boksene og velg "Formater form". I vinduet "Fyll" velger du en ny farge.

Klikk på "Fil" -fanen og velg "Lagre som." Skriv inn et navn for organisasjonsskjemaet og velg hvor du skal lagre filen. Klikk på "Lagre" -knappen.

Advarsel

  • Disse instruksjonene gjelder for Microsoft Word 2010 til Word 2016. Prosessen er den samme i Word 2007, med den eneste forskjellen er at du bruker Office-knappen i stedet for "File" -fanen. Tidligere eller nyere versjoner av Word kan ha andre forskjeller.

 

Legg Igjen Din Kommentar