Slik oppretter du en organisasjonskart i Office 2007

Håndverket for å bygge den perfekte arbeidsstyrken kan være en kontinuerlig prosess som blir raffinert ettersom bedriften din legger til nye ansatte, men å designe et organisasjonsdiagram som viser nøyaktig hvor hver person passer, trenger ikke å ta for alltid. Med en rekke programmer fra Microsoft Office Suite 2007 kan du opprette et hierarkisk diagram som gir et øyeblikksbilde av virksomheten fra topp til bunn. Fordelen med å bruke Word, Excel eller PowerPoint for å lage disse diagrammene er at du kan endre dem når som helst med bare noen få klikk.

1.

Start Microsoft Word, PowerPoint eller Excel 2007. Klikk på "Sett inn" -fanen, og klikk deretter på "SmartArt" -knappen på båndet.

2.

I vinduet "Velg et SmartArt Graphic" som dukker opp, klikker du på "Hierarkiet" i kolonnen til venstre.

3.

Klikk på "OK" -knappen, og et minimalt organisasjonsskjema med fire bokser på to nivåer legges til i dokumentet. Klikk hvor som helst på diagrammet for å åpne den lilla "Organizational Chart Tools" -fanen øverst på skjermen. Klikk på den nye kategorien for å vise tilpasningsalternativene på båndet.

4.

Klikk på toppboksen på diagrammet der den står "Klikk for å legge til tekst." Skriv inn navnet på den eldste personen i organisasjonen, for eksempel presidenten eller konsernsjefen. Du kan også legge til personens jobbtittel samt navnet.

5.

Bla til neste nivå i diagrammet, som er tre bokser som forgrener seg fra baksiden. Klikk inn i boksen til venstre og skriv jobbtittel, navn på jobbholderen eller begge deler. Arbeid deg over den raden for hver person som rapporterer til konsernsjefen.

6.

Legg til en direkte rapport ved å klikke på toppboksen, klikke på fanen Organisatorisk diagramverktøy og klikk på "Underordnet" -knappen på venstre side av båndet. Dette legger til en fjerde boks til avdelingen. Merk at for hver boks du legger til, blir diagrammet automatisk mindre for å passe alt inn. Du må kanskje justere skriftstørrelsen i boksene ved å markere teksten, klikke på "Hjem" -fanen og endre skriftstørrelsesvelgeren.

7.

Legg til en underordnet eller direkte rapport til en posisjon i andre rad ved å klikke på boksen, og klikk deretter på "Underordnet" -knappen på båndet. Du kan også legge til flere rapporter ved å klikke på "Coworker" -knappen på båndet, samt notatassistenter ved å klikke på "Assistant" -knappen.

8.

Endre utseendet på organisasjonsdiagrammet for å matche firmaets stil og preferanser ved å klikke på "Style" -knappen på båndet. Klikk gjennom de forskjellige alternativene, som tilordner forskjellige farger til forskjellige rader, eller formater boksene på nytt. Klikk på "OK" for å godta en ny stil eller "Avbryt" for å gå tilbake til det opprinnelige utseendet.

9.

Endre en enkelt boks eller posisjonens farge ved å klikke på "Form Fill" -knappen på båndet. Velg en ny farge og klikk "OK". Dette er en optimal måte å gruppere avdelinger sammen, eller skille folk i en bestemt posisjon, for eksempel salgs- eller administrativ assistenter. Du kan tilbakekalle flere bokser samtidig, ved å trykke og holde nede "Ctrl" -knappen og klikke på hver enkelt boks før du klikker på "Form Fill."

10.

Klikk på Office-knappen og velg "Lagre som." Skriv inn en tittel for dokumentet i tekstfeltet "Filnavn" og naviger for å velge et sted for å lagre filen. Klikk på "Lagre" for å lagre diagrammet.

Advarsel

  • Disse instruksjonene gjelder for Microsoft Office 2007-produkter. I Office 2010 er Office-knappen erstattet med "File" -fanen. Du kan finne forskjeller og variasjoner i disse instruksjonene når du bruker dem til tidligere eller nyere versjoner av Office-programvaren.
 

Legg Igjen Din Kommentar