Slik lager du et arbeidsflytskjema

Arbeidsflytdiagrammer kalles også arbeidsflytdiagrammer og beskriver visuelt prosessen som et prosjekt vil gjennomgå fra start til slutt for å produsere et ønsket resultat. Kartene gjør det mulig for alle medlemmer av teamet eller lagene som er involvert i arbeidet å forstå hva som skjer i rekkefølge og hvilken avdeling som skal håndtere hvilke oppgaver. Det er to aspekter ved opprettelsen av et arbeidsflytskjema: forberedelsen på papir og deretter bruk av programvare som Microsoft Visio 2007 for å lage diagrammet.

Forberedelse

1.

Begynn å identifisere substantivene og verbene i arbeidsflytssituasjonen. Legg dem på et ark fra begynnelse til slutt i den rekkefølgen de ser i arbeidsflyten. Eksempel på ord du kan bruke: kunde, kundes problem, telefonsamtale, kundeservice representant, oppslagskonto, tilgangsprogram, tilgang, database, nettside, inventar, data, godkjenning, avvisning, design, kommunikasjon og innsending. Målet her er å identifisere objekter og prosesser som utgjør arbeidsflyten din.

2.

Tegn en sirkel øverst på et annet ark og merk det "Start". Du skal nå tegne sirkler som representerer hver av elementene og prosessene i arbeidsflyten du bare skisserte. Tegn en linje som forbinder hver, som indikerer strømningsretningen. Hvis arbeidsflyten kommer til en beslutning basert på en tilstand, må du sørge for å tegne to linjer som angir hva som skjer med arbeidsflyten dersom tilstanden er "ja" og en for å indikere hva som skjer når tilstanden er "nei" ."

3.

Fortsett dette til du er sikker på at du har tatt opp alle aspekter av arbeidsflytprosessen. Du kan ha slettet, skrubbet eller til og med startet over delvis gjennom denne prosessen. Dette er alt i orden, siden du vil referere til disse tegningene som en veiledning mens du bruker programvaren til å lage arbeidsflytskjemaet. Når du har fullført tegningene dine, kan du gå videre til neste del.

programvare

1.

Åpne Microsoft Visio. Finn venstre verktøylinje merket "Template Categories." Klikk på mappen merket "Flowchart."

2.

Finn malen merket "Work Flow Diagram" og klikk på den for å slå den oransje. Det vil være i midten panelet i den øverste raden av maler å velge mellom. Klikk på "Create" knappen nederst til høyre på skjermen.

3.

Finn kolonnen på venstre side av det tomme rutenettet merket "Shapes." Her finner du symboler og former som representerer ulike objekter du kan bruke til å bygge arbeidsflytskjemaet. Legg merke til hver underposisjon på "Pilformer", "Bakgrunn, " "Grenser og titler", "Avdeling", "Arbeidsflytobjekter" og "Arbeidsflytstrinn." Tilbring litt tid på å klikke gjennom hverandre for å gjøre deg kjent med innholdet i hver enkelt.

4.

Klikk på underavsnittet "Avdeling". Velg avdelingen hvor arbeidsflytprosessen vil begynne. Klikk på symbolet og mens du holder nede museknappen, dra symbolet til ca. 1 1/2 tommer fra toppen av det tomme rutenettet. Unklikk symbolet for å holde det på det tomme rutenettet.

5.

Klikk på underoverskriften "Arbeidsflytobjekter". Klikk og dra symbolet for en kunde eller en person og legg den ved siden av avdelingssymbolet på rutenettet. Dette vil vise hvilken avdeling prosessen begynner i sammen med det faktum at en person er nødvendig for å starte prosessen. Fortsett å klikke og dra hvert symbol etter behov fra hvert undernummer til rutenettet for å illustrere arbeidsflytprosessen. Lagre arbeidet ditt når du er ferdig.

Ting som trengs

  • Blyant
  • Papir
  • Microsoft Visio installert på en PC
  • Arbeidsflytprosess til modell

Tips

  • Når du bruker programvaren, har du muligheten til å skape enda mer dynamiske arbeidsflytdiagrammer ved å tilpasse en grense- eller bakgrunnsstil ved hjelp av innhold i undertekstene Bakgrunns og Borders og Titler før du klikker og drar ulike symboler på et tomt rutenett .

Advarsel

  • Det kan ta lengre tid å lage et arbeidsflytskjema med Microsoft Visio hvis du ikke er kjent med programvaren eller terminologien den inneholder. Unngå å miste arbeidet ditt ved å lagre det fra tid til annen. Du kan finne som du begynner å detaljere arbeidsflytsprosessen din, at det er mange flere trinn involvert enn opprinnelig forventet, og forlenge lengden av tiden det tar å fullføre arbeidsflytdiagrammet.
 

Legg Igjen Din Kommentar