Hvordan sette opp organisasjonen for innkjøpsavdeling

Innkjøp av råvarer, inventar, varer eller tjenester som et selskap trenger for å drive virksomhet, faller vanligvis under regnskapsavdelingen, til et selskap er stort nok til å støtte en innkjøpsavdeling. Når det skjer, setter du opp organisasjonen for innkjøpsavdelingen ved først å etablere innkjøpspolitikker og prosedyrer og endre disse prosedyrene når det er nødvendig.

1.

Opprett en liste over de som er godkjent for å foreta selskapets kjøp, signere innkjøpsordrer, signere kontrakter på vegne av selskapet eller godkjenne selskapets utgifter til bestemte grenser. Dette kan innebære innstillingsgrenser på $ 500, $ 1000, $ 5000 eller mer.

2.

Utvikle innkjøpspolitikk. Noen selskaper har for eksempel retningslinjer som ansatte ikke kan godta gaver eller favoriserer fra leverandører som kan påvirke en persons kjøpsbeslutninger. Etablere retningslinjene som gjelder for selskapet og bransjen der den driver virksomhet.

3.

Angi prosedyrer for alle firmakjøp. Dette kan inneholde innstillingsgrenser som ikke krever en innkjøpsordre. Andre kjøp over dette beløpet vil kreve en bestillingsrekvisisjon som må gå gjennom de aktuelle godkjenningskanaler basert på kjøpsbeløpet.

4.

Gjennomgå tidligere kjøp foretatt av selskapet og etablere grenser for godkjenning for fastsatte kjøpsmengder. For eksempel vil ledere som er autorisert for kjøp opp til en grense på $ 1000 kreve godkjenning for utgifter utover dette beløpet fra avdelingshoder eller andre øverste ledende personell.

5.

Opprett et bestillingssystem. Innkjøpsordrer tillater utgifter, men gir også beløpene av utgiftene, eller avtalt pris mellom innkjøpsavdelingen og leverandøren. Fordi innkjøpsordrer tillater utgifter innenfor det angitte beløpet, tillater det raskere betalingsbehandling for leverandøren. Innkjøpsordrer tillater også sporing av utgifter og gir muligheter til å redusere utgifter ved å arrangere kontrakter med leverandører.

6.

Beregn antall kopier av innkjøpsordren du trenger. En kopi ville gå til leverandøren, en til regnskap, en til å kjøpe, en annen til den personen som genererte kjøpsforespørselen og en til å motta.

7.

Opprett en mottaksavdeling og prosedyrene for å motta varer mot en innkjøpsordre.

8.

Definer lagerbeholdningen på råmaterialer eller andre elementer som trengs for at selskapet skal kunne operere effektivt. Bruk disse når du planlegger kjøp av lagerartikler. Se gjennom selskapets bruk av lagermateriale over en periode på et år og noter innkjøpstendenser for å etablere nødvendig lager.

9.

Ta vare på råvarer eller andre forsyninger for å etablere et utgangspunkt for lagernivå.

10.

Opprett listen over troverdige leverandører. Gå gjennom rapporter fra regnskapsleverandørene for å bekrefte gjeldende leverandører. Sørg for at leverandørene oppfyller bedriftskvalifikasjoner, for eksempel å gi nødvendig dokumentasjon og sikkerhetskopiering. Dette vil bestå av W-9s, forsikringsdokumenter, prislister, betalingsdatoer og informasjon og finne ut om noen rabatter gjelder hvis betalingene gjøres tidligere, for eksempel en 2 prosent rabatt hvis betalingen gjøres innen 10 dager. Angi kriterier for kvalifiserte leverandører til å tilby tjenester til selskapet.

11.

Opprett et arkiveringssystem basert på leverandørnavn, kjøpsordrenummer eller type utgift.

12.

Møt med riktig overordnet personell for å motta en avtale om innkjøpsavdelingens retningslinjer og prosedyrer.

1. 3.

Implementere retningslinjer og prosedyrer ved å møte de riktige lederne og avdelingshofer og gi dem fysiske kopier av retningslinjer og prosedyrer.

14.

Bestem antall ansatte som trengs for å operere innkjøpsavdelingen effektivt, sett budsjett og mål.

Tips

  • Bli med å kjøpe organisasjoner eller foreninger i bedriftens bransje for å holde deg oppdatert på trender.
 

Legg Igjen Din Kommentar